Welke stukken moet je verzamelen voor het consumentendossier voordat je een woning oplevert?

Het consumentendossier is geen map die je achteraf vult, maar de optelsom van alles wat er tijdens de bouw is vastgelegd. Deze checklist loopt onderdeel voor onderdeel af wat erin hoort en wie waarvoor tekent. Loop hem af voordat de sleutel over tafel gaat, niet erna.

Wat de wet wel en niet voorschrijft

Het consumentendossier staat in artikel 7:757a BW. De aannemer verstrekt de consument bij oplevering een dossier over het gerealiseerde bouwwerk, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Dat is de kern, en meteen ook de verklaring voor het grote verschil tussen dossiers van verschillende bedrijven.

De wet schrijft geen mappenstructuur voor en geen vaste inhoudsopgave. Wat de wet vraagt is inzicht: je opdrachtgever moet aan het dossier kunnen zien wat er is gebouwd, hoe het is uitgevoerd en welke materialen en installaties erin zitten. De checklist hieronder is de praktische invulling die voor een woning of een verbouwing in gevolgklasse 1 vrijwel altijd volstaat.

Let ook op het woord verstrekken. Het dossier hoort bij de oplevering zelf, niet bij een naleverronde over drie weken. Spreek je met je opdrachtgever iets anders af, doe dat dan schriftelijk en bewaar die afspraak bij het project. Zonder papier ben jij degene die achteraf moet uitleggen wat er is bedoeld.

Deel 1: het bouwwerk zoals het er nu staat

Het eerste blok gaat over de vorm en de constructie. Het antwoordt op de vraag: wat is er precies gebouwd, en waar zit het.

• De definitieve tekeningen zoals uitgevoerd, inclusief de wijzigingen die tijdens het werk zijn doorgevoerd.
• Constructieve berekeningen en detailtekeningen van de onderdelen die je hebt aangepast, bijvoorbeeld een gewijzigde balklaag of een nieuwe sparing.
• Foto's van de constructie voordat die is dichtgezet, per ruimte en per onderdeel herkenbaar.
• De ligging van leidingen en kabels achter wanden en vloeren, met maten vanaf een vast punt.
• De toegepaste isolatie en de dampremmende laag, met productnaam en aansluitdetails.

De leidingfoto's zijn het onderdeel dat je opdrachtgever over vijf jaar het meest gebruikt en dat je zelf het snelst vergeet. Wie ooit een boorgat door een vloerverwarmingsslang heeft zien gaan, maakt die foto de rest van zijn loopbaan. In de praktische gids over foto's als bewijs op de bouwplaats staat hoe je ze zo maakt dat ze later nog leesbaar zijn.

Deel 2: installaties, metingen en keuringen

Het tweede blok is het blok waar de meeste stukken van derden binnenkomen. Juist daarom loopt het het vaakst vast: de installateur is al weg, de bon zit in een e-mail en het meetrapport komt pas als je erom vraagt.

Verwarming, water en ventilatie

• Het afpersrapport van het leidingwerk, met datum en de naam van degene die de meting deed.
• Het inregelrapport van de vloerverwarming of de radiatoren, met de ingestelde waarden per groep.
• De ventilatiemeting per ruimte, met de gemeten en de vereiste luchthoeveelheden.
• Type, merk en serienummer van de warmteopwekker, de warmtepomp of de ventilatie-unit.
• Het inbedrijfstellingsrapport van de leverancier of de installateur.

Elektra en veiligheid

• De groepenverdeling met de eindcontrole van de installateur.
• De meting van de aardingsweerstand en de test van de aardlekschakelaars.
• De plaats en het type van de rookmelders, met de datum van plaatsing.
• Brandwerende doorvoeringen, met foto per doorvoer en de verwerkingsvoorschriften van het gebruikte product.

Spreek per onderaannemer af dat zijn rapport onderdeel is van de oplevering, niet van de nazorg. Zet het desnoods in de opdrachtbevestiging: geen rapport, geen eindfactuur. Dat is een harde afspraak, maar het is de enige die werkt in de week dat iedereen tegelijk klaar wil zijn.

Deel 3: gebruik, onderhoud en garanties

Het derde blok is het blok waar je opdrachtgever het meest aan heeft en waar jij het minste werk aan hebt, mits je de bonnen onderweg bewaart in plaats van achteraf.

• Handleidingen en onderhoudsvoorschriften van alle toegepaste installaties en apparaten.
• Een onderhoudsoverzicht: wat moet er wanneer gebeuren, en wat gebeurt er als het niet gebeurt.
• Garantieverklaringen van fabrikanten en leveranciers, met ingangsdatum en looptijd.
• Verf-, tegel- en kitspecificaties, zodat een reparatie later kleurvast te maken is.
• Het energielabel. Een energielabel is tien jaar geldig en is verplicht bij verkoop, verhuur en oplevering.

Voeg bij dit blok een korte leeswijzer van een halve pagina. Twee alinea's waarin staat hoe het dossier is opgebouwd en waar je opdrachtgever wat vindt, schelen je maanden later een reeks telefoontjes.

Deel 4: de oplevering zelf

Het laatste blok legt vast wat er op de opleverdag is gebeurd. Dit is het deel dat je niet kunt reconstrueren, dus het moet die dag zelf compleet zijn.

• Het opleverrapport met datum, aanwezigen en de staat van het werk.
• De restpuntenlijst, per punt met een verantwoordelijke en een afgesproken termijn.
• Alle meerwerkopdrachten met het akkoord van de opdrachtgever. Bij een consument moet meerwerk volgens artikel 7:752 lid 2 BW schriftelijk worden overeengekomen, en artikel 7:755 BW vraagt dat je tijdig wijst op de noodzaak van een prijsverhoging.
• De sleuteloverdracht: welke sleutels, hoeveel, en wie ze in ontvangst neemt.
• De ondertekende verklaring dat het consumentendossier is verstrekt, of de schriftelijke afspraak dat het anders is geregeld.

Wie tekent waarvoor

Een dossier zonder handtekeningen is een verzameling bestanden. Onderstaande tabel is de verdeling die in de praktijk werkt bij een klein bouwbedrijf.

Onderdeel	Wie tekent	Wanneer
Constructiefoto's voor dichtzetten	Uitvoerder	Op de dag van opname
Meet- en keuringsrapporten	Installateur of onderaannemer	Bij afronding van zijn deel
Meerwerkopdracht	Opdrachtgever en aannemer	Voor de uitvoering
Opleverrapport	Opdrachtgever en aannemer	Op de opleverdag
Restpuntenlijst	Opdrachtgever en aannemer	Op de opleverdag
Afmelding restpunten	Opdrachtgever	Bij het afhandelen van elk punt

Laat de restpunten afzonderlijk aftekenen zodra ze klaar zijn. Een lijst die in een keer aan het eind wordt afgevinkt, zegt niets over de vraag wanneer een punt is verholpen, en dat is precies de vraag die terugkomt als er discussie ontstaat.

Twee weken voor de oplevering: de laatste ronde

Zet twee weken voor de geplande opleverdatum een half uur in de agenda en loop het dossier door alsof je de opdrachtgever bent. Deze vier controles vangen het meeste af.

1. Zoek drie willekeurige onderdelen op. Vind je binnen een minuut de foto, het rapport en het merk, dan is de structuur goed. Lukt dat niet, dan gaat je opdrachtgever bellen.
2. Controleer de lege plekken. Welke fase heeft geen enkel document? Dat is bijna nooit terecht.
3. Vergelijk het meerwerk met de facturen. Elke post op de eindafrekening moet een getekende opdracht hebben.
4. Check de datums. Een keuringsrapport dat is gedateerd voor de dag waarop het onderdeel is gemonteerd, roept vragen op die je niet wilt beantwoorden.

Deze ronde valt samen met de voorbereiding van de gereedmelding. Hoe je die planning terugrekent vanaf de dag van ingebruikname, staat in het stappenplan voor de gereedmelding onder de Wkb. De twee trajecten lopen door elkaar heen, maar ze hebben een andere ontvanger en een andere inhoud.

Waarom dit dossier ook jouw dossier is

Het consumentendossier is geschreven voor de opdrachtgever, maar het beschermt vooral jou. Artikel 7:758 lid 3 BW is met de Wkb gewijzigd: de aannemer blijft na oplevering aansprakelijk voor gebreken die bij oplevering niet zijn ontdekt, tenzij die gebreken hem niet zijn toe te rekenen. Die laatste zinsnede is jouw ruimte, en je vult hem met vastlegging.

Reken daarbij op een lange horizon. Volgens artikel 7:761 BW verjaren rechtsvorderingen wegens een gebrek twee jaar na protest, en vervalt het recht in beginsel twintig jaar na oplevering. Voor je administratie geldt bovendien een bewaarplicht van zeven jaar, en van tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Een dossier op een externe schijf die na een computerwissel verdwijnt, houdt dat niet vol.

De fouten die daarbij het vaakst worden gemaakt staan beschreven in het overzicht van de zeven fouten in het opleverdossier. Wie deze checklist gebruikt, vinkt daar de meeste al af.

Conclusie: vink af tijdens het werk, niet erna

Deze checklist is te doen, op een voorwaarde: dat je hem tijdens de bouw afvinkt en niet in de week na de laatste werkdag. Precies daarvoor is de dossiermodule van Opleverboek gebouwd. Elke bouwfase heeft zijn eigen lijst met verplichte stukken, foto's en rapporten hangen aan het onderdeel waar ze bij horen, en bij de oplevering stel je in een handeling het consumentendossier samen naast de set voor het bevoegd gezag.

Wil je zien hoe die lijst er voor jouw eerstvolgende project uitziet, vul dan het contactformulier in met de fase waarin het werk nu zit. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van de maker zelf; wie dat is en waarom hij zich in de Wkb heeft verdiept, lees je op de pagina over de auteur.