Stappenplan
Wanneer moet de gereedmelding bij het bevoegd gezag liggen en welke stappen gaan eraan vooraf?
De gereedmelding is de laatste horde voor de sleuteloverdracht, en tegelijk de enige met een harde termijn: uiterlijk twee weken voor ingebruikname moet zij bij het bevoegd gezag liggen. Wie pas na de laatste werkdag begint met verzamelen, schuift de opleverdatum op. Dit stappenplan rekent terug vanaf de dag dat de bewoner de sleutel krijgt.
Wat de gereedmelding is, en wat niet
Onder de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen toetst een onafhankelijke kwaliteitsborger het werk. De gemeente toetst voor gevolgklasse 1 niet langer vooraf aan de technische bouwvoorschriften. Die verschuiving zet het zwaartepunt aan het eind van het traject: bij de gereedmelding laat je zien dat er is gebouwd zoals afgesproken.
De gereedmelding bestaat uit twee dingen die bij elkaar horen. De verklaring van de kwaliteitsborger, waarin hij aangeeft dat naar zijn oordeel aan de regels is voldaan, en het dossier bevoegd gezag met de onderbouwing daarvan. Beide gaan uiterlijk twee weken voor ingebruikname naar de gemeente.
Die twee weken zijn geen bedenktijd voor jou. Ze zijn er voor het bevoegd gezag. Reken dus terug: de verklaring van de borger moet klaar zijn voordat de melding de deur uit gaat, en jouw stukken moeten klaar zijn voordat de borger aan zijn verklaring begint.
De gereedmelding is bovendien niet hetzelfde als het consumentendossier. Dat laatste gaat naar je opdrachtgever en volgt uit artikel 7:757a BW. Wat daarin hoort, staat in de checklist voor het consumentendossier bij oplevering. Twee ontvangers, twee stapels, één vastlegging op de bouw.
Stap 1: zet de dag van ingebruikname vast
Begin bij het eind. Bepaal samen met je opdrachtgever op welke dag het bouwwerk in gebruik wordt genomen en zet die datum in de planning als een vast punt. Alles wat volgt hangt eraan.
Trek van die dag twee weken af. Dat is je uiterste meldmoment. Trek daar de doorlooptijd van de borger af en de tijd die jij nodig hebt om je stukken compleet te krijgen. Zo ontstaat een reeks momenten die je in de weekplanning zet, niet in je hoofd.
Leg de afspraak over die datum schriftelijk vast. Wordt de oplevering verschoven, dan schuift het hele schema mee, en dan wil je kunnen laten zien wie welke datum wanneer heeft veranderd.
Stap 2: haal het borgingsplan uit de la
Bij de start van het werk is er een risicobeoordeling gemaakt en heeft de kwaliteitsborger zijn borgingsplan opgesteld. Daarin staat welke onderdelen hij op welk moment wil zien. Dat plan is geen formaliteit; het is de inhoudsopgave van je dossier bevoegd gezag.
Loop het plan aan het begin van de afbouwfase met de borger door en markeer per onderdeel wie het bewijs aanlevert. In de praktijk zijn dat drie partijen: jijzelf, je installateur en de leverancier van een specifiek product.
- Welke controlemomenten zijn al geweest en zijn vastgelegd?
- Welke momenten staan nog open en wanneer vallen ze in de planning?
- Welke onderdelen gaan binnenkort dicht en kunnen daarna niet meer worden bekeken?
- Welke stukken verwacht de borger in welk formaat?
Die laatste vraag scheelt het meeste werk. Een borger die zijn bewijsstukken in een vaste volgorde krijgt, komt sneller tot zijn verklaring dan een borger die eerst honderd foto's moet ordenen.
Stap 3: plan de controlemomenten voordat het werk dichtgaat
De kern van de Wkb zit niet in het eind, maar in het midden. Een wapening die is gestort, een dampremmende laag die is weggewerkt en een doorvoering die is afgetimmerd, zijn niet meer te beoordelen. Wat op dat moment niet is vastgelegd, is voorgoed weg.
Werk daarom met een simpele regel op de bouw: voordat iets dichtgaat, gaat er een foto en een notitie in. Zet dat moment in de dagplanning, net als een storting of een levering. Hoe je die opnames bruikbaar houdt, staat beschreven in de gids over foto's als bewijs op de bouwplaats.
Geef ook je onderaannemers dat ritme mee. Een installateur die weet dat zijn afpersrapport aan een bepaalde fase hangt, levert het aan als die fase klaar is, en niet drie weken later op verzoek.
Stap 4: stel het dossier bevoegd gezag samen
Ongeveer een maand voor de ingebruikname zet je de set voor het bevoegd gezag klaar. Die bestaat uit de onderbouwing dat het gerealiseerde bouwwerk aan de regels voldoet, en volgt de indeling van het borgingsplan.
- Verzamel de bewijsstukken per onderdeel uit het borgingsplan, in de volgorde van dat plan.
- Voeg de definitieve tekeningen en berekeningen toe zoals uitgevoerd, inclusief de wijzigingen tijdens het werk.
- Voeg de meet- en keuringsrapporten toe van installaties, ventilatie en elektra.
- Voeg de productgegevens toe van de toegepaste materialen waar het borgingsplan om vraagt.
- Markeer wat nog ontbreekt en zet er een naam en een datum bij.
Die laatste stap is de belangrijkste. Een openstaande lijst met twee namen erbij is beheersbaar; een dossier waarvan niemand weet wat er mist, is dat niet.
Stap 5: laat de kwaliteitsborger zijn werk afmaken
De borger beoordeelt het geheel en geeft, als hij daartoe kan komen, zijn verklaring af. Kan hij dat niet, dan hoor je waarom. Meestal gaat het om een ontbrekend bewijsstuk of om een onderdeel dat is uitgevoerd zoals het is uitgevoerd, maar waarvan de onderbouwing ontbreekt.
Reageer op zo'n bericht dezelfde dag. Elke dag die je laat liggen, gaat rechtstreeks van je marge af, want de opleverdatum staat en de vakantie van de bewoner ook.
Een borger die niet verklaart, is geen tegenstander. Hij vertelt je precies welk bewijs er ontbreekt, en dat is informatie die je op de eerstvolgende bouw kunt gebruiken.
Stap 6: dien de melding in
Met de verklaring van de borger en het dossier bevoegd gezag dien je de gereedmelding in bij de gemeente, uiterlijk twee weken voor de ingebruikname. Bewaar de bevestiging van de indiening bij het project: dat is jouw bewijs dat je de termijn hebt gehaald.
Zet in dezelfde handeling drie dingen vast in je eigen administratie: de datum van indiening, de versie van het dossier die is meegestuurd, en wie de melding heeft gedaan. Bij een vraag maanden later is dat het eerste wat je nodig hebt.
Stap 7: lever op en overhandig het consumentendossier
Op de opleverdag zelf loopt het tweede spoor: het opleverrapport, de restpuntenlijst en het consumentendossier voor je opdrachtgever. Laat elk restpunt afzonderlijk aftekenen zodra het is verholpen, met de datum erbij.
Denk aan het meerwerk dat onderweg is afgesproken. Bij een opdrachtgever die consument is, moet meerwerk volgens artikel 7:752 lid 2 BW schriftelijk worden overeengekomen, en artikel 7:755 BW vraagt dat je tijdig hebt gewezen op de noodzaak van een prijsverhoging. Die stukken horen bij het dossier, niet alleen bij de eindafrekening.
Het terugrekenschema in één overzicht
| Moment | Wat er af moet zijn | Wie |
|---|---|---|
| Tijdens de ruwbouw | Controlemomenten uit het borgingsplan vastgelegd | Uitvoerder |
| Start afbouw | Borgingsplan doorgelopen, openstaande punten benoemd | Aannemer en borger |
| Ongeveer een maand voor ingebruikname | Dossier bevoegd gezag samengesteld | Aannemer |
| Voor het uiterste meldmoment | Verklaring van de kwaliteitsborger | Kwaliteitsborger |
| Uiterlijk twee weken voor ingebruikname | Gereedmelding ingediend | Aannemer |
| Opleverdag | Consumentendossier verstrekt, restpunten getekend | Aannemer en opdrachtgever |
Merk op dat vijf van de zes regels gaan over werk dat lang voor de opleverdag valt. Dat is de kern van de Wkb: het bewijs ontstaat tijdens de bouw. Wie wil weten wat dat juridisch betekent, vindt de uitleg in het stuk over wat de Wkb juridisch van de aannemer vraagt.
Conclusie: het schema werkt alleen met vastlegging onderweg
Een stappenplan op papier haalt de termijn niet; vastlegging op het moment zelf doet dat wel. De projectmodule van Opleverboek zet de fases van je project neer met per fase de stukken die de borger verwacht, houdt bij wat er nog ontbreekt en stelt aan het eind zowel het dossier bevoegd gezag als het consumentendossier samen uit dezelfde vastlegging.
Loopt er nu een project waarvan de opleverdatum al vaststaat, leg die situatie dan voor via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, van de maker zelf. Wie hij is en hoe hij werkt, lees je op de pagina over de auteur.
