Wie doet wat rond het opleverdossier en hoe lang moet je het bewaren?

Rond het opleverdossier lopen vier partijen door elkaar: jij als aannemer, de kwaliteitsborger, het bevoegd gezag en je opdrachtgever. Wie wat aanlevert, wie waarvoor tekent en hoe lang je de stukken daarna moet bewaren, is precies waar de meeste vragen over gaan. Hieronder staan de vragen die uitvoerders het vaakst stellen, geordend van rolverdeling naar bewaartermijn.

Wie doet wat: de vier rollen op een rij

Voordat je aan losse vragen begint, helpt het om de rollen scherp te hebben. Sinds de Wkb geldt, is de verdeling anders dan veel bedrijven gewend waren, en de meeste misverstanden komen daaruit voort.

Rol	Verantwoordelijk voor	Levert aan wie
Aannemer	Bouwen volgens de voorschriften en dat aantoonbaar vastleggen	Consument en kwaliteitsborger
Kwaliteitsborger	Onafhankelijk beoordelen of aan de technische bouwvoorschriften is voldaan	Bevoegd gezag, via zijn verklaring
Bevoegd gezag	Meldingen ontvangen, compleetheid beoordelen en handhaven	Niemand, het is de ontvangende partij
Opdrachtgever	Keuzes maken, meerwerk goedkeuren en het dossier in ontvangst nemen	Zichzelf, en later een eventuele koper

Wat is precies jouw rol als aannemer?

Jij bouwt en jij bewijst. De kwaliteitsborger beoordeelt, maar hij verzamelt jouw materiaal niet voor je en maakt jouw dossier niet. Alles wat hij op een controlemoment wil zien, moet er op dat moment liggen of zichtbaar zijn.

Daarnaast ben jij de partij die het consumentendossier samenstelt. Dat volgt uit artikel 7:757a BW: de aannemer verstrekt de consument bij oplevering een dossier over het gerealiseerde bouwwerk, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Wat doet de kwaliteitsborger wel en wat niet?

Onder de Wkb toetst een onafhankelijke kwaliteitsborger of er gebouwd wordt volgens de technische bouwvoorschriften. De gemeente doet die voortoets voor gevolgklasse 1 niet meer. De borger werkt met een risicobeoordeling en een borgingsplan, en aan het eind geeft hij een verklaring af als hij tot het oordeel komt dat aan de regels is voldaan.

Wat hij niet doet: jouw werk aansturen, jouw planning maken of jouw aansprakelijkheid overnemen. Hij is geen tweede uitvoerder en ook geen adviseur die je detaillering ontwerpt. Voor de juridische kant van die verschuiving is de uitleg over wat de Wkb bij en na de oplevering van je vraagt het startpunt.

Wat doet het bevoegd gezag dan nog?

De gemeente blijft bevoegd gezag. Zij ontvangt de bouwmelding en de gereedmelding, kijkt of die compleet zijn en kan handhavend optreden als dat niet zo is. De ruimtelijke kant van je project loopt bovendien gewoon via het omgevingsplan.

In de praktijk merk je dat er minder vragen vooraf komen en meer vragen achteraf. Niet over je tekening, maar over de vraag of je kunt laten zien hoe iets is uitgevoerd.

En wat mag je van je opdrachtgever verwachten?

Van een consument mag je verwachten dat hij keuzes maakt en meerwerk goedkeurt, niet dat hij zijn eigen dossier bewaakt. Vraag je hem om iets aan te leveren, bijvoorbeeld een oude tekening of een eerder rapport, leg dan vast wat je hebt gevraagd en wat je hebt gekregen.

Vragen over de twee dossiers

Waarom zijn het twee stapels en geen een?

Omdat ze een ander doel hebben en een andere ontvanger. Het dossier bevoegd gezag hoort bij de gereedmelding en gaat samen met de verklaring van de kwaliteitsborger naar de gemeente. Het consumentendossier gaat naar je opdrachtgever en beschrijft het gerealiseerde bouwwerk zoals het er nu staat.

De stukken overlappen deels, maar niet volledig. Een gebruiksaanwijzing van een ventilatie-unit is voor de bewoner belangrijk en voor de gemeente niet. Een onderbouwing bij een constructief detail werkt precies andersom.

Mag ik het consumentendossier overslaan als de klant er niet om vraagt?

Alleen als je dat schriftelijk overeenkomt. De wet gaat uit van verstrekken bij oplevering, tenzij partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen. Een opmerking aan de keukentafel dat de klant het niet nodig vindt, telt niet.

Bedrijfsmatig is die uitzondering bovendien zelden slim. Je levert dan een bouwwerk op zonder dat je zelf iets in handen houdt over hoe je het hebt uitgevoerd.

Wie haalt de stukken van de installateur op?

Jij, als hoofdaannemer. Rapporten die bij je onderaannemer op een laptop blijven staan, staan bij jou niet in het dossier. Zet in je opdracht aan onderaannemers daarom een regel over aanlevering: welk stuk, in welk formaat en voor welke datum.

Vragen over het moment: wanneer moet wat klaar zijn?

Wanneer moet de gereedmelding liggen?

De gereedmelding bij het bevoegd gezag gebeurt uiterlijk twee weken voor ingebruikname, met de verklaring van de kwaliteitsborger en het dossier bevoegd gezag erbij. Die twee weken zijn de harde grens waar je vanaf terugrekent naar je laatste controlemomenten. Hoe dat terugrekenen eruitziet, staat uitgewerkt in het stappenplan naar de gereedmelding.

Wanneer geef ik het consumentendossier af?

Bij de oplevering. Niet een week later, niet zodra je een keer tijd hebt. Behandel het als onderdeel van de levering, net als de sleutel: zonder dossier is de oplevering niet af.

Wat doe ik als er nog restpunten openstaan?

Lever het dossier af zoals het bouwwerk er op dat moment staat, met de restpunten er expliciet in. Vermeld per punt wie het heeft geconstateerd, op welke datum en wanneer het wordt verholpen. Na herstel voeg je de afronding toe en laat je die apart aftekenen.

Vragen over de inhoud

Hoort meerwerk in het dossier?

Ja, want meerwerk verandert het bouwwerk dat je oplevert. Bij een opdrachtgever die consument is, moet meerwerk volgens artikel 7:752 lid 2 BW schriftelijk worden overeengekomen, en artikel 7:755 BW vraagt dat je tijdig wijst op de noodzaak van een prijsverhoging.

Praktisch betekent dat: hang de akkoordverklaring aan het onderdeel waar hij over gaat, niet alleen in de map van de boekhouding. Anders kun je later wel de factuur laten zien, maar niet waarom de leiding anders loopt dan op de tekening.

Hoort het energielabel erbij?

Als er een label van toepassing is, hoort het in het dossier van de bewoner. Een energielabel is tien jaar geldig en is verplicht bij verkoop, verhuur en oplevering. Het is bovendien een stuk dat je opdrachtgever jaren later zeker nodig heeft en dan niet meer kan vinden.

Hoeveel foto's zijn genoeg?

Er staat geen aantal in de wet. De bruikbare maatstaf is dekking: van elk onderdeel dat straks niet meer zichtbaar is, wil je beeld hebben waarop je kunt zien wat er zit en waar het zit. Een enkele overzichtsfoto van een dichtgezette wand voegt weinig toe, twee gerichte opnames met een meetlat erbij wel.

Vragen over bewaren: hoe lang, waar en in welke vorm

Hoe lang moet ik een opleverdossier bewaren?

Reken op de lange termijn. Artikel 7:761 BW bepaalt dat rechtsvorderingen wegens een gebrek twee jaar na protest verjaren en dat het recht in beginsel twintig jaar na oplevering vervalt. Zolang die twintig jaar loopt, kan er nog een vraag komen die je alleen met je dossier beantwoordt.

Daarnaast lopen de administratieve bewaartermijnen: zeven jaar voor je administratie en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Die dekken je bouwdossier niet af, maar ze geven wel de ondergrens waaronder je sowieso niets weggooit.

Waar bewaar ik het dan?

Niet op het toestel van een uitvoerder en niet op een externe schijf in de bestelbus. In twintig jaar wisselen telefoons, laptops, mensen en soms de bedrijfsvorm. Kies een plek die losstaat van een persoon en van een apparaat, met een mappenstructuur die ook je opvolger begrijpt.

Wat doe ik met persoonsgegevens in het dossier?

Een opleverdossier bevat bijna altijd persoonsgegevens: namen, adressen, handtekeningen en soms foto's waarop bewoners of hun spullen staan. De AVG is daarop van toepassing en de Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht. Beperk daarom wat je vastlegt tot wat het bouwwerk aangaat, en regel wie in je bedrijf toegang heeft.

Vragen die meestal als laatste komen

Geldt dit ook voor mijn verbouwingen?

De Wkb geldt sinds 1 januari 2024 voor nieuwbouw in gevolgklasse 1 en sinds 1 juli 2025 ook voor verbouwactiviteiten in gevolgklasse 1. Voor klusbedrijven die vooral verbouwen werd de wet daardoor pas in 2025 dagelijkse praktijk. Het consumentendossier uit het Burgerlijk Wetboek staat daar los van en hangt aan je overeenkomst met de consument.

Wat als de opdrachtgever het dossier nooit opent?

Dat mag. Jouw verplichting is het verstrekken, niet het lezen. Zorg wel dat je kunt aantonen dat je het hebt afgegeven, met een ontvangstbevestiging of een aftekening bij de oplevering.

Kost dit niet gewoon veel te veel tijd?

Het kost tijd, maar de vraag is waar die tijd valt. Verzamelen achteraf kost aantoonbaar meer uren dan vastleggen op het moment zelf, en de uren achteraf vallen precies in de week waarin je al onder druk staat. Die rekensom is uitgeschreven in het stuk over wat een opleverdossier aan uren kost en oplevert.

Conclusie: de antwoorden wijzen allemaal dezelfde kant op

Wie de vragen hierboven achter elkaar leest, ziet een patroon. Bijna elk antwoord komt neer op vastleggen tijdens het werk, koppelen aan het juiste onderdeel en bewaren op een plek die losstaat van een persoon. De projectdossiers van Opleverboek zijn op die volgorde gebouwd: per bouwfase vastleggen, meerwerk met akkoord aan het onderdeel hangen en aan het eind twee dossiers samenstellen uit dezelfde bron.

Zit je met een vraag die hier niet tussen staat, beschrijf je project dan kort via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van de maker zelf, over wie je meer leest op de pagina over de auteur van deze kennisbank.