Hoeveel uur kost een opleverdossier en wat levert het je bedrijf uiteindelijk op?

Het opleverdossier staat op geen enkele calculatie en toch kost het uren, meestal precies in de week waarin je die uren niet hebt. Deze doorrekening zet de posten op een rij, laat zien welke kosten met de Wkb naar de kwaliteitsborger zijn verschoven en welke gewoon bij jou blijven liggen. Aan het eind vul je het rekenblad met je eigen uurtarief in.

Waarom de rekensom bijna nooit wordt gemaakt

Vraag een aannemer wat een opleverdossier kost en het antwoord is zelden een bedrag. Het is een gebaar, een zucht, of de opmerking dat het er nu eenmaal bij hoort sinds de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen geldt.

Dat komt doordat de uren nergens terechtkomen. Ze zitten verstopt in avonden, in de zaterdagochtend waarop de laatste rapporten worden opgezocht en in de tien minuten die een uitvoerder tussendoor besteedt aan het terugsturen van een foto. Niemand schrijft ze op een projectnummer, dus verschijnen ze nooit in de nacalculatie.

Wie ze wel opschrijft, ziet meestal twee dingen tegelijk. Het totaal valt hoger uit dan verwacht, en het zwaartepunt ligt na de laatste werkdag, wanneer het werk niet meer factureerbaar is.

De vier posten waarin de uren vallen

Een opleverdossier kent vier soorten werk. Ze lopen door elkaar heen op de bouw, maar voor een eerlijke begroting moet je ze uit elkaar trekken.

Post 1: vastleggen tijdens de bouw

Dit is het werk op de steiger: een foto voordat een wand dichtgaat, een meting noteren, een onderaannemer laten aftekenen dat zijn deel klaar is. Per keer kost het weinig, maar het gebeurt tientallen keren per project en het gebeurt door mensen met een hoog uurtarief.

De kostprijs van deze post hangt vooral af van het aantal handelingen dat nodig is om iets vast te leggen. Een foto maken kost seconden. Diezelfde foto naar de juiste plek krijgen, hernoemen en aan het juiste onderdeel koppelen, kost een veelvoud daarvan als het later handmatig moet.

Post 2: stukken bij derden ophalen

Keuringsrapporten, meetstaten, garantiebewijzen, productbladen en verklaringen van installateurs komen niet vanzelf. Ze komen na een telefoontje, een herinnering en soms een derde bericht.

Deze post is berucht omdat hij niet in blokken werkt maar in onderbrekingen. Een half uur nabellen kost je meer dan een half uur, want het valt midden in ander werk. Reken hem daarom niet in minuten maar in het aantal keren dat je iemand moet aansporen.

Post 3: samenstellen en uitleveren

Hier ontstaan twee stapels uit dezelfde bouw. Het consumentendossier uit artikel 7:757a BW gaat naar je opdrachtgever, het dossier bevoegd gezag gaat met de verklaring van de kwaliteitsborger naar de gemeente bij de gereedmelding, uiterlijk twee weken voor ingebruikname.

Wie tijdens de bouw netjes heeft vastgelegd, is hier klaar in een handeling. Wie moet reconstrueren, zit aan een dagdeel of meer, plus de zenuwen die erbij horen omdat de datum al vaststaat.

Post 4: bewaren en terugzoeken

De laatste post loopt jaren door. Artikel 7:761 BW laat rechtsvorderingen wegens een gebrek twee jaar na protest verjaren en laat het recht in beginsel twintig jaar na oplevering vervallen. Daarnaast geldt de bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie en van tien jaar voor gegevens over onroerende zaken.

De kosten zitten niet in de opslag, die is verwaarloosbaar. Ze zitten in het terugzoeken: het uur dat iemand kwijt is aan de vraag welke tegellijm er in 2026 op die vloer is gegaan, en aan de vaststelling dat de telefoon met de foto's al twee toestellen geleden is ingeruild.

Wat met de Wkb naar de kwaliteitsborger is verschoven

Sinds 1 januari 2024 geldt de Wkb voor nieuwbouw in gevolgklasse 1 en sinds 1 juli 2025 ook voor verbouwactiviteiten in die klasse. Voor de kosten betekent dat een verschuiving, geen verdwijning.

De gemeente toetst gevolgklasse 1 niet langer vooraf aan de technische bouwvoorschriften. In plaats daarvan huur je een onafhankelijke kwaliteitsborger in die het werk volgens een borgingsplan volgt en aan het eind een verklaring afgeeft. Dat is een factuurpost die je vroeger niet had.

Wat je daarvoor terugkrijgt, is dat de toets meeloopt met het werk in plaats van erop te wachten. En wat je er ook bij krijgt, is een tweede partij die op vaste momenten bewijs van jou verwacht. Die momenten staan in het borgingsplan, en ze bepalen mede hoeveel tijd post 1 kost. De juridische kant daarvan staat uitgewerkt in het stuk over wat de Wkb juridisch van de aannemer vraagt.

Het rekenblad: zeven regels met je eigen getallen

Onderstaande tabel bevat geen bedragen, want jouw uurtarief en jouw projecten zijn de enige getallen die kloppen. Vul hem in voor één afgerond project, bij voorkeur een project dat niet vlekkeloos liep.

Regel	Wat je telt	Waar je het terugvindt
1. Vastleggen op de bouw	Minuten per controlemoment maal het aantal momenten	Het borgingsplan en je eigen weekplanning
2. Nabellen en rappelleren	Aantal aansporingen maal een kwartier	Je verzonden berichten en belhistorie
3. Reconstrueren achteraf	Uren tussen laatste werkdag en oplevering	Je urenregistratie in die week
4. Samenstellen van twee sets	Uren voor consumentendossier en dossier bevoegd gezag	De dagen rond de gereedmelding
5. Correcties na oplevering	Uren aan discussie over restpunten	Je correspondentie na de sleuteloverdracht
6. Terugzoeken in oude projecten	Aantal keren per jaar maal de tijd per keer	Vragen van klanten, verzekeraars of kopers
7. Externe facturen	Kwaliteitsborger, keuringen, metingen	Je crediteurenadministratie

Tel regel 1 tot en met 6 op in uren, vermenigvuldig met je eigen tarief en zet regel 7 er los naast. De uitkomst is de kostprijs van je dossier per project. Vermenigvuldig die met het aantal projecten per jaar en je hebt een jaarbudget dat tot nu toe nergens stond.

De kosten die pas zichtbaar worden als het misgaat

Naast de uren staan er posten op de rekening die je niet begroot, omdat je ervan uitgaat dat ze zich niet voordoen. Ze zijn zelden groot in aantal en altijd groot in bedrag.

• Uitgestelde ingebruikname. De gereedmelding moet uiterlijk twee weken voor ingebruikname bij het bevoegd gezag liggen. Een dossier dat niet op tijd rond is, verschuift de sleuteloverdracht, en daarmee je laatste termijn en de planning van je volgende project.
• Aansprakelijkheid na oplevering. Artikel 7:758 lid 3 BW is met de Wkb gewijzigd: je blijft na oplevering aansprakelijk voor gebreken die bij oplevering niet zijn ontdekt, tenzij die gebreken jou niet zijn toe te rekenen. Zonder vastlegging is dat laatste lastig hard te maken.
• Meerwerk dat niet betaald wordt. Artikel 7:755 BW vraagt dat je tijdig op de noodzaak van een prijsverhoging wijst, en artikel 7:752 lid 2 BW vraagt bij een consument om een schriftelijke afspraak. Een appje in een lange draad is geen prettige onderbouwing.
• Trage betaling. De wettelijke betaaltermijn is standaard dertig dagen en tussen bedrijven mag maximaal zestig dagen worden afgesproken. Een opdrachtgever die op stukken wacht, betaalt niet eerder, en buitengerechtelijke incassokosten beginnen pas bij minimaal veertig euro plus een traject dat je niet wilt.

De opbrengstkant, in de taal van de begroting

Een dossier levert geen omzetregel op, maar het beweegt wel drie posten die je in je boekhouding terugziet.

De eerste is de doorlooptijd van de laatste termijn. Een oplevering met een compleet dossier en een ondertekend opleverrapport geeft minder aanleiding tot inhouding. De tweede is het aantal uren nazorg: discussies over wat er is afgesproken kosten meer tijd dan de reparatie zelf.

De derde is de overdraagbaarheid van je projecten. Valt een uitvoerder uit, dan is een dossier dat in een systeem staat het verschil tussen een collega die overneemt en een collega die opnieuw begint. Hoe dat per werkwijze uitpakt, staat naast elkaar in de vergelijking van ordner, gedeelde map en dossiersoftware.

Wat gereedschap kost en wanneer het rond is

Software is de goedkoopste post in dit rijtje, en dat is precies waarom hij zelden het probleem is. De pakketten van Opleverboek lopen van 19 euro per maand voor Start via 39 euro voor Vak tot 79 euro per maand voor Team. Dat is voor het middelste pakket 468 euro per jaar, en de btw van 21 procent is voor een ondernemer voorbelasting.

Zet dat bedrag naast de uitkomst van je rekenblad. Voor de meeste bedrijven van twee tot twintig mensen is het jaarbedrag terugverdiend zodra er per jaar een handvol uren reconstructiewerk verdwijnt. Dat is een lage drempel, maar hij zegt niets zolang je je eigen uren niet hebt geteld: doe eerst het rekenblad, dan de keuze.

Drie budgetfouten die je kunt vermijden

1. Het dossier buiten de offerte houden. Zet de uren voor vastlegging en oplevering als eigen regel in je begroting. Dan is het zichtbaar werk in plaats van verdampte tijd.
2. De kwaliteitsborger vergeten door te rekenen. Zijn factuur is een projectkost, geen kantoorkost. Neem hem mee in je aanneemsom, niet in je algemene kosten.
3. Alleen op het abonnement letten. De prijs van een systeem is klein vergeleken met de uren die het verplaatst. Beoordeel het op de vraag of het je post 3 en post 6 kleiner maakt.

Conclusie: reken je dossier door en verplaats de uren naar voren

Een opleverdossier is geen kostenpost die je kunt wegstrepen, want de wet vraagt erom en de kwaliteitsborger wacht erop. Wat je wel kunt sturen, is het moment waarop het werk gebeurt en het aantal handelingen per bewijsstuk. De dossiermodule van Opleverboek is daarvoor gemaakt: vastleggen per bouwfase, bewijs dat meteen aan het juiste onderdeel hangt, en aan het eind twee sets uit dezelfde vastlegging.

Blijf je met vragen zitten over wat er precies in welke stapel hoort, dan geven de antwoorden op veelgestelde vragen over het opleverdossier een goed vertrekpunt. Wil je je eigen rekenblad tegen het licht houden, stuur het dan via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen een reactie van de maker zelf, wie dat is lees je op de pagina over de auteur.