Privacyverklaring van Opleverboek

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is MLJ, de uitgever van Opleverboek. De volledige bedrijfsgegevens, waaronder het inschrijvingsnummer en het btw-identificatienummer, staan in het colofon van deze site. Directeur van de publicatie en aanspreekpunt voor privacyvragen is Jimenez Julien.

Vragen over deze verklaring of over jouw gegevens stel je via jimenezjulien42@gmail.com. Er is geen apart privacyloket en geen contactformulier voor privacyverzoeken: je mail komt rechtstreeks bij de verantwoordelijke terecht.

De Algemene verordening gegevensbescherming, kortweg AVG, is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Beide zijn hier leidend.

Welke gegevens deze website verwerkt

Er is precies een plek op deze site waar je zelf gegevens achterlaat: het contactformulier op de homepage. Daar vul je in:

• je naam, zodat je aanspreekbaar bent in het antwoord;
• je e-mailadres, want daar komt het antwoord naartoe;
• je bedrijf of organisatie, optioneel, om te begrijpen om wat voor werk het gaat;
• waar het om gaat, gekozen uit een lijst met de pakketnamen en de mogelijkheid om een demo of een offerte op maat te vragen;
• je situatie, het vrije tekstveld waarin je zelf bepaalt wat je vertelt.

Dat vrije tekstveld is het veld om even bij stil te staan. Aannemers beschrijven daarin soms een lopend project, met een adres, de naam van een opdrachtgever of details over een geschil. Zet er alleen in wat nodig is om je vraag te begrijpen. Gegevens over gezondheid of andere bijzondere persoonsgegevens uit artikel 9 AVG horen niet in dit formulier thuis en worden verwijderd als ze er toch in staan.

Daarnaast verwerkt de hostingpartij technische gegevens die bij elk websitebezoek horen, zoals je IP-adres, het tijdstip van de aanvraag en het type browser. Die verwerking hoort bij het beveiligd afleveren van de pagina's en bij het weren van geautomatiseerd misbruik van het formulier. Er wordt op deze site niet gemeten wie je bent, waar je vandaan komt of welke pagina's je daarna bezoekt.

Op welke grondslag

Voor de gegevens uit het contactformulier is de grondslag het treffen van maatregelen op jouw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten, aangevuld met het gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te kunnen beantwoorden. Je vult het formulier in omdat je iets wilt weten of een demo wilt; het beantwoorden daarvan is de verwerking.

Voor de technische gegevens die bij hosting en beveiliging horen, is de grondslag het gerechtvaardigd belang van de uitgever bij een werkende en veilige website. Er wordt geen toestemming gevraagd voor tracking, omdat er geen tracking plaatsvindt. Wat er wel aan cookies gebeurt, staat in het cookiebeleid van deze site.

Hoe lang gegevens bewaard blijven

Een aanvraag die niet tot een samenwerking leidt, wordt uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact verwijderd. Die termijn geeft ruimte om een gesprek later weer op te pakken zonder dat je alles opnieuw hoeft uit te leggen.

Leidt de aanvraag wel tot een overeenkomst, dan verschuift het dossier naar de administratie van MLJ. Voor administratieve gegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar, en van tien jaar voor gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken. Die termijnen volgen uit de fiscale regels en niet uit een keuze van de uitgever.

Wie de gegevens ontvangt

Netlify host deze website en handelt het contactformulier af. Netlify treedt daarbij op als verwerker en werkt onder een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft. Er is verder geen partij die de formulierberichten inziet: de aanvraag gaat naar de uitgever en blijft daar.

Je gegevens worden niet verkocht, niet verhuurd en niet gebruikt voor advertentiedoeleinden. Er is geen nieuwsbrief waar je ongevraagd op belandt en er worden geen profielen opgebouwd. Ook is er geen geautomatiseerde besluitvorming: elk antwoord op een aanvraag wordt door een mens geschreven.

Doorgifte buiten de Europese Unie

De opslag en verwerking vinden zoveel mogelijk plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Waar een verwerker onderdelen van zijn dienstverlening buiten de EER uitvoert, gebeurt dat op basis van de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Voor de projectgegevens in de software zelf geldt een striktere afspraak: die staan op servers binnen de Europese Unie. Dat is een bewuste keuze, omdat het gaat om bouwdossiers die jarenlang bewaard moeten blijven.

Gegevens in Opleverboek zelf

Deze verklaring gaat over de website. Ga je met Opleverboek werken, dan komt er een aparte verwerkersovereenkomst, want dan bepaal jij als aannemer de doelen en de middelen en is MLJ verwerker. In de software komen gegevens terecht die bij een bouwproject horen:

• naam, adres en contactgegevens van je opdrachtgever;
• het adres van het bouwwerk en de projectgegevens die daarbij horen;
• foto's van bouwfasen, waarop soms per ongeluk mensen zichtbaar zijn;
• namen en handtekeningen van medewerkers, onderaannemers en van degene die aftekent;
• keuringsrapporten, meetgegevens en verklaringen van derden;
• de opmerkingen en restpunten die bij oplevering worden vastgelegd.

Omdat dossiers lang bewaard moeten blijven, is bewaren hier geen bijzaak. Volgens artikel 7:761 BW verjaren rechtsvorderingen wegens een gebrek twee jaar na protest en vervalt het recht in beginsel twintig jaar na oplevering. De bewaartermijn in Opleverboek is daarop afgestemd, met de mogelijkheid om een project eerder te laten verwijderen als jij daartoe besluit. Hoe die dossiers zijn opgebouwd, staat uitgelegd in de checklist voor het consumentendossier.

Beveiliging en datalekken

Het verkeer naar en van deze site verloopt versleuteld. Toegang tot de formulierberichten is beperkt tot de uitgever. Aan de kant van de software gelden aanvullende maatregelen, waaronder toegang per project en een logboek van wie wat heeft gewijzigd.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan wordt een datalek binnen 72 uur na ontdekking gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de betrokkenen. Alle datalekken worden intern geregistreerd, ook de lekken die niet gemeld hoeven te worden. Als een lek een hoog risico voor jou oplevert, hoor je dat rechtstreeks.

Jouw rechten

De AVG geeft je een aantal rechten die je bij MLJ kunt uitoefenen:

• inzage in de gegevens die van jou worden verwerkt;
• rectificatie van gegevens die onjuist of onvolledig zijn;
• wissing van gegevens die niet langer nodig zijn;
• beperking van de verwerking zolang een geschil loopt;
• dataportabiliteit, waarbij je jouw gegevens in een gangbaar formaat ontvangt;
• bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen een maand antwoord. Is je verzoek ingewikkeld, dan mag die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; je hoort dan binnen de eerste maand dat de verlenging nodig is en waarom.

Klacht indienen

Ben je het niet eens met de manier waarop met jouw gegevens wordt omgegaan, laat dat dan eerst weten aan de uitgever. Kom je er samen niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert er iets aan de dienst of aan de partijen die eraan meewerken, dan wordt deze verklaring bijgewerkt en verschuift de datum bovenaan de pagina. Bij een wijziging die gevolgen heeft voor bestaande klanten, krijgen die daarover bericht. Wat MLJ verder afspreekt over de dienst zelf, staat in de algemene voorwaarden.